Логистика для начинающих предпринимателей: практические рекомендации

 

Логистика – весьма широкое понятие, которое включает в себя целый спектр операций и процессов доставки товаров со складов производителей/поставщиков к конечным потребителям. Сюда включена доставка, перемещение грузов с одного склада на другой, а также налаживание хранения, осуществление отгрузки продукции.

Многие начинающие предприниматели решают создать компанию в торговле или других сферах, где предусматривается транспортировка и другие операции с товарами. Налаживание логистики – весьма непростая работа, поэтому чтобы грамотно организовать процессы с грузами, нужно ответственно подойти к реализации задачи.

Что называют логистикой

Многие считают, что логистическая сфера предполагает организацию доставки грузов. В действительности это более широкое понятие, предусматривающее осуществление контроля и улучшения доставки товаров к потребителям на всём жизненном цикле производства. Ключевой целью логистов является минимизация затрат на операции, снижение расходов и повышение прибыли компании (изготовителя, поставщика, продавца).

Сюда включают:

• обработку продуктов на складах;
• контроль за поставками сырья и материалов;
• контроль за запасами;
• поставку заказов;
• подбор маршрутов;
• отслеживание партий грузов;
• обеспечение эффективной коммуникации, оперативного обмена данными между сотрудниками отделов (включая водителей);
• управление транспортом;
• оформление транспортных накладных и прочих документов;
• управление процессами на складах (например, сортировка, упаковка, приёмка, отгрузка) и т. д.

Логистику приходится налаживать любой компании или предприятию, которые занимаются доставкой товаров покупателям, заказом материалов у производителей или поставщиков.

Основные виды логистики

Существуют разные виды логистических задач, выбор которых осуществляется индивидуально, с учётом отрасли деятельности и бизнес-процессов конкретных компаний. Выделяют такую логистику:

• Транспортную. Данное направление должно отвечать за создание и функционирование инфраструктуры, своевременность получения сырья и поставки товаров. При наличии в компании собственного автотранспорта логисты выбирают автомобили под конкретные партии грузов, лучшие маршруты перевозки, следят за работой водителей посредством тахографов, формируют планы грузоперевозок и т. д.
• Закупочную. Такая логистика снабжения обеспечивает непрерывность функционирования цехов производства либо отдела продаж. В данном случае логисты ищут поставщиков и сравнивают выгодность сотрудничества с ними, составляют и подписывают договоры (на условиях, позволяющих вовремя получать сырьё), контролируют исполнение обязательств. Всё это гарантирует оптимизацию затрат и высокое качество используемых материалов.
• Логистику запасов. Данный раздел отвечает за наличие запасов в определённых точках транспортной инфраструктуры для поддержания их бесперебойной работы. Наличие оптимального объёма ресурсов позволяет компании осуществлять производство без остановок даже при неблагоприятных условиях внешней среды.
• Таможенную. Такая логистика должна включать в себя все процессы по импорту-экспорту товаров. Логисты из этого департамента ищут поставщиков заграницей и заключают с ними договоры, подготавливают документы (сертификаты, лицензии и пр.), оценивают грузы на соответствие необходимым требованиям таможенных служб, осуществляют таможенное оформление продукции.
• Информационную. Этот сегмент отвечает за быстрое осуществление обмена информации между работниками конкретных отделов внутри компании, а также с внешними контрагентами (клиенты, поставщики и др.). Для реализации логистических задач используют специальные CRM-системы с чатом, мессенджером и прочими средствами общения.
• Складскую. Предполагает налаживание хранения сырьевых материалов, запасов, изготавливаемых изделий на складе, исключение перегрузки и обеспечение отгрузки товаров в нужные сроки. Складская логистика предусматривает меры, связанные с обработкой грузов (маркировкой, упаковыванием, перемещением по площадке), организацией хранения, приёмом продуктов, другими процессами.

Порядок организации логистики

При создании новых компаний начинающим предпринимателям вовсе нет необходимости создавать целые логистические отделы. Главной задачей специалистов является выстраивание процессов для предотвращения потери денег. Организация логистики предусматривает выполнение четырёх этапов:

1. Алгоритмизации. Во избежание путаницы среди сотрудников компании важно сформировать чёткую последовательность действий для всех бизнес-процессов: проверка наличия сырья, подача заявки на доставку материалов, подготовка документов, контроль поставки товаров, действия при задержке доставки (куда сообщать, что предпринимать) и т. д.
2. Определения обязанностей. По каждому виду логистики, используемому компанией, следует составить чёткий перечень обязанностей для сотрудников. Этот список часто схож с алгоритмизацией бизнес-процессов, однако характеризуется более развёрнутым описанием обязанностей и действий работников логистического отдела.
3. Оптимизации бизнес-процессов. Данный этап очень важен, если штат отдела логистики состоит из 8-10 и более человек. Главная цель оптимизации – упростить и ускорить работу сотрудников. В первую очередь требуется определить перечень логистических процессов и способ, как их возможно автоматизировать. Затем уже необходимо подобрать подходящие инструменты для реализации оптимизации: ведение электронного документооборота, автоматизация склада, мессенджер для общения и переписки между работниками, внедрение CRM и пр.
4. Распределения обязанностей. После продумывания вариантов улучшения процессов и составления перечня обязанностей по обеспечению логистики требуется распределить задачи между руководителями, работниками бухгалтерии, отделом продаж и другими специалистами. Как правило, логистическая деятельность состоит из трёх уровней управления: головного (задача директоров); программного (обязанность менеджеров-логистов), оперативного (задача рядовых сотрудников).

При организации логистики предприниматели-новички часто совершают распространённые ошибки, но если непрерывно работать с оптимизацией бизнес-процессов, со временем удаётся довести логистические операции до идеала.